Rechtssichere Nachweise im Geschäftsalltag

Damit Sie im Streitfall keinen Schiffbruch erleiden

Der teure Gewerbemietvertrag ist gekündigt, die Provisionszahlung zugesagt und der Mieter hat die eigenverschuldeten Mängel anerkannt. Später aber soll das alles auf einmal nicht mehr wahr sein. Gut, wenn Sie jetzt über die nötigen Nachweise verfügen. Wenn Erklärungen des Vertragspartners nicht in ausreichender Form dokumentiert werden können, kann es später zu erheblichen Verlusten kommen. Es kommt daher nicht nur darauf an, dass die gesetzlich vorgeschriebenen - oftmals geringen - Formerfordernisse eingehalten werden, sondern auch darauf, dass die getroffenen Regelungen später bewiesen werden können. Zwischen Recht haben und Recht bekommen steht im Gerichtsverfahren die Frage der Beweisbarkeit. Hier gilt es, keinen Schiffbruch zu erleiden.

I) Formerfordernisse kennen und beachten

Die beste Vereinbarung nützt nichts, wenn die gesetzlich vorgeschriebene Form  nicht eingehalten wurde. Die Bandbreite der Formerfordernisse reicht von notarieller Beurkundung über Schriftform, Textform, elektronische Form und mündliche Erklärung zur stillschweigenden Form durch schlüssiges Handeln.

1) Notariell

Die notarielle Beurkundung ist nicht nur für den Verkauf von Grundstücken erforderlich, sondern bereits für jede Vereinbarung, durch die eine Verpflichtung am Grundstückseigentum begründet wird. Hierzu gehört insbesondere die Verpflichtung des Eigentümers, später an einen bestimmten Käufer zu veräußern. Zumeist existieren zwar Absichtserklärungen, eine wirksame Verpflichtung im Vorfeld des Kaufvertrags wird mangels Beurkundung meist nicht erreicht. Nicht zu vergessen ist, dass die Ankaufsoption eines Mieters für das von ihm angemietete Haus alleine durch Vermerk im Mietvertrag mangels Beurkundung keine wirksame Absicherung darstellt. Dies kann sogar zur Unwirksamkeit nicht nur des Ankaufsrechts, sondern auch des Mietvertrags führen (zuletzt Amtsgericht Oranienburg, Urteil 13. Dezember 2007, 26 C 82/06).

2) Schriftform

Die Schriftform ist vor allem bedeutsam bei Vereinbarungen zu Gewerbe- oder Wohnraummietverträgen ebenso wie bei deren Kündigung oder der Kündigung von Arbeitsverträgen. Auch zur Begründung einer Bürgschaft ist die Schriftform einzuhalten. Ein weit verbreiteter Rechtsirrtum liegt darin, dass ein Telefax die Schriftform einhalte. Dies ist nicht der Fall. Zur Beendigung eines Gewerbemietvertrags reicht daher keinesfalls eine Faxkündigung. Gerade bei der Kündigung in letzter Sekunde kann dies verheerende Folgen haben, denn die Miete ist weiterzuzahlen.

3) Textform – elektronische Form

Die neu eingeführte Textform (§ 126 b BGB) ist vor allem bei Widerrufsbelehrungen oder Informationen zu Vertragsabschlüssen im Internet von Bedeutung. Die elektronische Form (§ 126 a BGB) hat hingegen nur für die Verwender einer elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz Bedeutung.

4) Formfreies schlüssiges Verhalten

Für die meisten Verträge oder Erklärungen gilt, dass diese schon in schlüssigem Verhalten liegen können. Dies gilt in der Praxis vor allem für die Vereinbarung der später vom Kunden zu zahlenden Provision. Aber auch wenn hier keine Formvorschrift einzuhalten ist, sollte aus Gründen der Transparenz und auch der Beweisführung zumindest eine ausdrückliche Absprache getroffen werden, möglichst sollte eine schriftliche Bestätigung vorliegen.

II) Einzelne Beweismöglichkeiten    

Was nützt es, wenn der Kunde die Zahlung der Provision zugesagt oder der Vermieter den schlechten Zustand der zurückgegebenen Mieträume festgestellt hat, wenn er hierfür aber bei späterem Abstreiten keinen Beweis in den Händen hält? Hinterher fällt dem Vertragspartner oft eine ganz andere Version des Ablaufs ein. Alleine die nicht auszuschließende Möglichkeit, dass der Sachverhalt sich so wie vom Vertragspartner (inzwischen Vertragsgegner) geschildert abgespielt haben könnte, würde dann die eigenen Rechte zunichtemachen. Jetzt kommt es auf die Beweise an! Für vertragliche Vereinbarungen oder Aussagen zum Vertragsgegenstand kommen als Beweismittel vor allem Urkunden, Zeugen oder eigene Aussagen in Betracht.

1) Schriftstücke als Beweisurkunden

Eine so genannte Urkunde ist dabei jedes Schriftstück, das von den Vertragsparteien erstellt wurde. Wer ein solches Schriftstück entweder erstellt oder unterzeichnet, ist an den Inhalt des Schreibens später gebunden. Gerade bei bedeutsamen Absprachen und in Schlüsselsituationen sollte das Vereinbarte schriftlich festgehalten werden, z.B. bei der Zusage der erfolgsunabhängigen Zahlung eines Sockelbetrags, der Absprache über die Aufteilungsquote der gemeinsamen Provision oder der Beschreibung eines kritischen Sachzustandes etc. Bereits durch die Schaffung solcher Beweise kann mancher Prozess vermieden werden.

2) Zeugen?

Ist nicht mit der Möglichkeit zu rechnen, dass der entscheidende Vorgang schriftlich bestätigt werden kann, sollte ein Zeuge die Abläufe bestätigen. Bei wichtigen Gesprächen sollte gegebenenfalls ein Assistent oder ein Vertreter eingesetzt werden, der später als Zeuge zur Verfügung steht. Doch Vorsicht: bevor man sich auf einen Zeugen verlässt, sollte er dazu befragt werden, ob er sich auch wirklich an den entscheidenden Ablauf erinnern kann. Beispielsweise die Aussage „Darüber brauchten wir nicht zu sprechen, das war doch allen klar“ belegt, dass der Zeuge eben nichts bestätigen kann, weil ja nicht darüber geredet wurde. Auch ist zu beachten, dass es im Ermessen des Richters steht, ob er der Zeugenaussage überhaupt Glauben schenkt. Vorzugswürdig sind daher jedenfalls schriftliche Unterlagen.

3) Eigene Aussage

Schließlich besteht auch die Möglichkeit des Richters, die Betroffenen persönlich anzuhören. Dies hat allerdings nur einen untergeordneten Beweiswert, der eigentlich nur dann Bedeutung erlangt, wenn eine der Parteien sich zum eigenen Schaden „verplappert“. Hierauf kann man allerdings nicht bauen.

4) Nachweis- und Provisionsbestätigung

Im Provisionsgeschäft sollte beispielsweise unter Verwendung einer Nachweis- und Provisionsbestätigung die Unterschrift des Kunden eingeholt werden. Das Oberlandesgericht Brandenburg sah hierdurch beispielsweise den vollständigen Beweis für die Provisionsabrede und auch für die Maklerleistung als erbracht an, sogar trotz anders lautender Gefälligkeitsaussagen der Gegen-Zeugen (Urteil vom 10.Oktober 2007 - 3 U 7/07 -).

III) Hilfsmittel in schwierigen Beweissituationen    

In verschiedenen Situationen kann es schwer sein, das selbst Erlebte zu beweisen, vor allem wenn weder Schriftstücke, noch Zeugen vorhanden sind. Nur in wenigen Fällen kann auf eine Beweisvermutung zurückgegriffen werden, wie bei der Kausalitätsvermutung zugunsten des Maklers beim Ankauf innerhalb eines Jahres nach Objektnachweis (BGH, Urt. v. 6. Juli 2006 – III ZR 379/04). Steht auch eine Beweisvermutung nicht zur Verfügung, kann der Verkauf mit Abtretung der Forderung an einen Geschäftspartner helfen. Dieser wird nämlich später auf den ehemaligen Inhaber der Forderung als Zeugen zurückgreifen können.

Andersherum sollte bei mehreren denkbaren Prozessgegnern in Einzelfällen Vorsorge gegen Gefälligkeitsaussagen getroffen werden. Werden die Verfahrensgegner gemeinsam verklagt, können sie nicht mehr als Zeuge auftreten.

Zur Schaffung eines Zeugenbeweises können Gespräche, wie beispielsweise die Abnahme von Handwerkerleistungen über einen Vertreter geführt werden, der die Absprachen als Zeuge bestätigt.

Liegt kein ausreichender Beweis für eine Zusage vor, sollte das anschließende Verhalten des Verfahrensgegners dokumentiert werden können. Beispielsweise liegt in der Zahlungszusage auf eine telefonische Mahnung bereits ein Anerkenntnis.

In einer solchen Situation darf man allerdings nicht vergessen: Wird ein Telefonat ohne Kenntnis des Gesprächspartners mitgehört, führt dies zum Beweisverwertungsverbot. Wenn der Gesprächspartner nicht auf das Mithören hingewiesen werden soll, sollte das Gespräch besser gleich vom Zeugen als Vertreter geführt werden.

IV) Zusammenfassung 

Sowohl zur Einhaltung von Formerfordernissen, als auch für eine spätere Nachweisführung sollten wichtige Geschäftsvorgänge wie Zahlungszusagen, Maklernachweis, Kündigungen, Bürgschaften, Vertragsschlüsse und -änderungen sowie Abnahmeprotokolle jedenfalls schriftlich gefasst werden. Bei grundstücksbezogenen Geschäften sollte noch einmal daraufhin gecheckt werden, ob zusätzlich eine Beurkundung erforderlich ist. Ist die Erstellung der zu Beweiszwecken erforderlichen Urkunde nicht möglich, muss ein Zeuge hinzugezogen werden. Ist auch dies nicht ohne weiteres zu erreichen, beispielsweise am Telefon, sollte der Zeuge das Gespräch selbst führen. Fehlt es gänzlich an Beweismitteln, müssen die Umstände um das zu beweisende Rechtsgeschäft herum untersucht werden. Sind die Indizien erdrückend, kann von einer Beweisvermutung ausgegangen werden. In Einzelfällen lässt sich der Vertragspartner auch im Nachhinein auch zu einem, eventuell ungewollten, Schuldanerkenntnis hinreißen.

Ulrich Joerss

Rechtsanwalt